Hoy en día el mantenimiento de los registros contables es un requisito de todas las jurisdicciones corporativas, el antes dicho no significa o implica que los impuestos serán o deben ser pagados en la jurisdicción, pero implica que los expedientes hechos verdaderos deben ser guardados bajo similar pero diferente reglas en cada jurisdicción. Creemos que este requisito se convierte en una cuestión más positiva que una negativa, siempre que las empresas puedan proporcionar en cualquier momento información precisa sobre las actividades de la empresa que se reportan al estado de las jurisdicciones.
El siguiente es un breve resumen de los aspectos más destacados de la Ley 52:
Contabilidad obligatoria
Entidades jurídicas, que incluyan sociedades anónimas, sociedades limitadas, sociedades en compendio o de cualquier otro tipo con fines mercantiles, así como fundaciones de interés privado, que no realicen operaciones perfeccionadas, consumadas o que tengan su los efectos dentro de la República de Panamá serán requeridos para mantener registros contables y mantener su documentación de apoyo en las oficinas de su agente residente dentro de la República de Panamá, o en cualquier otro lugar dentro o fuera de la República de Panamá, como determinados por sus órganos administrativos. Los registros deben estar disponibles hasta 5 años después del día en que se completó la transacción registrada o después de que la compañía cese las operaciones.
Para mayor claridad, los registros contables son los datos que indican con exactitud las operaciones comerciales llevadas a cabo por la Corporación, detalla sus activos, pasivos, patrimonio y su situación financiera. Por otro lado, los documentos de apoyo incluyen contratos, declaraciones de cuentas, facturas, recibos y cualquier documento que respalde una transacción comercial previamente realizada.
Obligación del agente residente de mantener un registro
Se requiere que el agente residente mantenga un registro del lugar donde las entidades legales que no operan en la República de Panamá mantienen sus registros contables, si están en un lugar diferente a las oficinas del agente residente. Dicho registro debe incluir:
- El nombre de la persona jurídica.
- La dirección física donde se encuentran los registros contables y la documentación de soporte.
- El nombre y la información de contacto de la persona que mantiene la custodia de los registros contables y la documentación justificativa.
Asimismo, se requiere que el agente residente conserve una copia de los registros de acciones y accionistas de aquellas corporaciones para las cuales actúen como tales.
Sanciones
La entidad jurídica deberá confirmar, por escrito, a su agente residente, cualquier cambio de dirección, de la persona de contacto o de los datos de contacto relativos a sus registros contables y documentación de apoyo, en un plazo de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha en que los cambios fueron aprobados.
En el caso de que la entidad jurídica Mantenga los registros contables y la documentación de apoyo fuera de la República de Panamá, está obligada a proporcionarlas al agente residente, previa solicitud de la autoridad competente, en un plazo no superior a 15 empresas días a partir de la fecha de notificación de dicha solicitud.
